קליטת עובדים בקיץ: איך לעשות כניסה חלקה לעובדים חדשים כאשר העובדים בחופשות?

כדי לצלוח את האתגרים הנובעים מכוח האדם הדליל בתקופת הקיץ, קליטת עובד חדש בארגון דורשת היערכות מסודרת מראש: יצירת לו"ז מוגדר שמאפשר למידה עצמאית, ליווי של עובד או עובדת צמודים שמסייעים בכל מה שצריך, וכמובן - הפצת אושר ויצירת תחושה של בית עם מחוות קטנות ומשמחות.

מה זה אומר בפועל? הנה כל מה שצריך לדעת כדי לוודא שתהליך האונבורדינג הקייצי יהיה מוצלח.

אתגר יולי-אוגוסט: למה קשה לקלוט עובדים בקיץ? 

אם בימים כתיקונם קליטת עובד חדש בארגון בהצלחה מחייבת תכנון מוקפד, המציאות של יולי-אוגוסט מוסיפה לתהליך אתגרים לוגיסטיים ומורליים. 

בין אם בשל ילדי העובדים שמחוץ למסגרות, חברי צוות שעוברים למתכונת עבודה היברידית בקיץ, או סתם כאלו שיש להם צורך בחופשה, התקופה מאופיינת לרוב בנוכחות דלה של כוח האדם וההנהלה במשרד; האווירה קצת מנומנמת, עובדים באים והולכים והצוות שנשאר נדרש להתמודד עם עומס נקודתי. ימים לא שגרתיים - בטח ובטח כשמדברים על תהליך אונבורדינג. 

מפת דרכים דיגיטלית: בניית לו"ז ברור לשבועות הראשונים 

תוכנית קליטת עובדים מסודרת (ומוצלחת!) היא תהליך מובנה וארוך-טווח, שמאפשר למידה בהתאם לצורך והתנאים שעל הפרק, תוך שמירה על הלימה עם ערכי החברה.

לתהליך האונבורדינג יש אימפקט על נאמנות ושימור העובדים בטווח הרחוק. על פי מחקר שפורסם ב-SHRM, הסבירות שעובדים יישארו בחברה למשך שלוש שנים גבוה ב-58% אם הם עוברים תהליך קליטה מסודר, לכן השאיפה צריכה להיות שהחוויה שלהם תהיה חיובית מההתחלה, ולא תושפע בשום דרך מהנוכחות המשרדית המצומצמת.

עוד לפני שהעובדים החדשים מגיעים למשרד, מומלץ לשלוח להם לו"ז דיגיטלי מסודר וברור לתקופה הראשונית, עם חלוקה לימים או שבועות. היערכות כזו מבעוד מועד מאפשרת תהליך קליטה נעים, יוצרת תחושה של שליטה לשני הצדדים, ומציעה מקסימום פוטנציאל לעשייה והכוונה מסביב 🙌

מה הלו"ז צריך לכלול? הנה כמה הצעות:

• סרטוני הדרכה. צפייה בסרטונים זו דרך מעולה עבור העובדים החדשים ללמוד בקצב ובזמן האישי שלהם, ללא תלות בחפיפה של גורמים חיצוניים, ואפילו ללא מחויבות להיות פיזית במשרד.
  התכנים יכולים לעסוק לדוגמה בחזון החברה והתרבות הארגונית, או להנגיש הדרכות קצרות והיכרות עם המערכות שעמן עובדים בארגון.
  
  
• רשימת חומרים מקצועיים לקריאה. עוד אמצעי שמאפשר ליצור תשתית בסיסית של ידע באופן עצמאי. אפשר לשתף במקרי בוחן מעניינים של הקולגות או מאמרים רלוונטיים לתחום בשילוב שאלות מנחות. על הדרך, שווה להוסיף קישורים גם לרשתות החברתיות של הארגון, אם יש, כדי שיוכלו להתרשם - גם מפוסטים מקצועיים וגם מההוויי.
  
  
• משימות עצמאיות. אך טבעי שההתקדמות והעשייה של העובדים החדשים תהיה יחסית איטית בתקופה הזו, אבל זה בהחלט עדיף על סתם לשבת רגל על רגל 🤗 שווה לצרף ללו"ז משימות נקודתיות, קטנות יחסית וברות-יישום (כלומר, שאינן מחייבות חפיפה מקצועית ממישהו), מסקירה של מתחרים ועד רעיונות והצעות מעולמות התוכן הרלוונטיים. 
  
  
• פגישות היכרות קבועות ביומן. פגישות, בין אם פרונטלית או בזום, הן חלק בלתי נפרד מיצירת חוויית עובד מוצלחת עוד בשלב האונבורדינג. שיחות היכרות מהוות את הבסיס ליצירת תחושת שייכות, הן מבחינה חברתית והן מבחינה מקצועית. כדאי ליזום מראש כמה שיותר מפגשים כאלו עם גורמים רלוונטיים (וכמובן, להשלים את היתר כשהמשרד יחזור למתכונת רגילה).

הפתרון החברתי: המלווה האישי שמקל על הנחיתה בקיץ 

אף תהליך קליטה לא שלם בלי חונך או חונכת אישיים - עובד או עובדת להם היכרות מעמיקה עם כל מה שקורה במשרד, שצפויים להיות במהלך הקיץ בעבודה כרגיל. אנחנו ב-BUYME קוראים להם "באדיז". מדובר בפנים מוכרות שמשמשות עבור העובדים החדשים כתובת לכל השאלות הקטנות, עוזרות להסתגל, מייעצות ומסייעות ביצירת קשרים חברתיים. 

אגב, אחת מהדברים שאנחנו יותר אוהבים לעשות אצלנו כשמגיעים עובדים חדשים זה לקבוע ארוחת צהריים צוותית משותפת שמאפשרת להכיר את כולם באווירה קלילה ולא פורמלית 😍 

לא מוותרים על Welcome Gift: יוצרים מחוברות מהרגע הראשון

מחקרים מצאו שמחוות קטנות ומשמחות כמו מתנות אונדבורדינג יכולות להפוך את החוויה של העובדים החדשים לחיובית יותר (SHRM). 

איך זה בא לידי ביטוי אצלנו בחברה? (חיכינו שתשאלו 😜)
רגע לפני שעובדים חדשים מתחילים את היום הראשון שלהם, הם מקבלים זר פרחים במשלוח עד הבית בשילוב ברכה אישית עם איחולי הצלחה. כשהם מגיעים למשרדי BUYME ביום הראשון, מחכים להם בעמדה תמונה אישית ממוסגרת (שהם בחרו מראש), גלויית "ברוכים הבאים" וכמובן ערכת קליטה לעובד עם מרצ' מגניב. אלו דוגמאות לדברים קטנים שמפיצים אושר גדול ומשאירים את העובדים עם זיכרון מרגש לאורך זמן. 

יש המון דרכים לשמח ולרגש את העובדים החדשים בתקופת האונבורדינג: מ-BUYME נחמד לקפה ומאפה, דרך אתר בחירה עם מתנות וחוויות שיכולות להפוך את שלב ההסתגלות לנעים יותר, ועד מארז איכותי מלא דברים שווים שיחכה להם בעמדות או יגיע ישירות עד דלת הבית כבר ביום הראשון של העבודה. 

לא משנה על מה תבחרו ללכת - את הכל אפשר לסגור בקלות דרך מערכת האושר הארגוני של BUYME, מהמחשב או הנייד. המערכת החכמה מאפשרת לכם להגדיר את התקציב שעל הפרק, לבחור מתנה שמתאימה בול למאורע (ולחזון החברה), לצרף כמה מילים אישיות (וגם את לוגו החברה, כדי שהכל ירגיש יותר שלכם) ולתזמן שליחה למועד הרצוי. וכל זה? בכמה דקות גג. 

רוצים שגם העובדים החדשים שלכם ירגישו שרואים אותם ומשקיעים בהם מהרגע הראשון? אנחנו כאן לעזור לכם לדאוג שחוויות האונבורדינג בקיץ הקרוב (ובכלל) יהיו מלאות באושר! דברו איתנו ונשמח לסייע בכל מה שצריך ✨

‍

הרשמו בחינם למערכת שליחת המתנות לעובדים של ביימי לעסקים: בחרו סכום, כתבו ברכה ותזמנו את השליחה לרגע המתאים >>