קליטת עובדים חדשים: 12 טיפים לקליטה מוצלחת בארגון

אומרים ש"התחלה טובה היא כבר אמצע הדרך" – איך מוודאים שהצעדים הראשונים של העובדים בארגון חיוביים? 

על חשיבות קליטת עובדים מוצלחת והטיפים שמומלץ ליישם: ישבנו לשוחח עם ה-People & Operations Manager וה-People & Talent Acquisition Manager שלנו ב-BUYME, ואספנו עבורכן את כל מה שצריך לדעת.

12 טיפים לקליטת עובדים חדשים בארגון

1 – תכנון מראש: איך להתכונן להגעת העובד החדש

קליטת עובדים מתחילה עוד לפני שהם מתחילים לעבוד בפועל. כדי שהכניסה לארגון תעבור בצורה כמה שיותר חלקה, חשוב לעשות את כל הארגונים הנדרשים מבחינה בירוקטית וטכנית, ולוודא שכולם מעודכנים. מול העובד מומלץ לתקשר מה על הפרק; שיחת טלפון לא רק תחסוך בלבולים, אלא תהפוך כל חווית עובד לנעימה יותר.

אצלנו ב-BUYME יוצרים קשר עם העובד החדש יום לפני שהוא מתחיל. בשיחה קצרה ונעימה נותנים פרטים טכניים (משעת ההגעה ועד היכן יש חנייה), משתפים בקווים כלליים בלו"ז כדי שיידע איך עומד להיראות השבוע הראשון שלו בארגון, ומעודדים אותו לשאול שאלות. בסופ"ש לפני הוא מקבל מאיתנו זר פרחים. ככה זה אצלנו – מפיצים אושר מתחילת הדרך 😍

ברמה הפנים-ארגונית, מיידעים את כל חברי הצוות שעומד להצטרף עובד חדש, וצוות ה-People (הכולל את מנהלת המשרד, המגייסת ומנהלת ה-People & Operations Manager) דואג להכנות – ארגון עמדה במשרד, מחשוב, חיבור למערכות וכל מה שנדרש מבחינה טכנית כדי לאפשר לו לצאת לדרך. 

2 – ברוכים הבאים: יצירת חווית יום ראשון בלתי נשכחת

 
היום הראשון של קליטת עובד חדש עמוס במידע, בבירוקרטיה ובפרצופים חדשים. חשוב לזכור שכבר בשלב הזה הוא מגבש דעה על המקום. קבלת הפנים, האווירה, הדינמיקה בין העובדים, ההתנהלות המקצועית – כל אלו ישפיעו על התפיסה שלו לגבי הארגון מאותו רגע והלאה, ולכן חשוב שהוא יישאר עם תחושה טובה. 

את פניו של העובד החדש ב-BUYME מקבל המנהל הישיר שמוביל אותו לעמדה (שמוכנה לקראתו עם מרצ' מגניב, תמונה אישית וגלויית "ברוכים הבאים") ועושה לו סיור במשרד. משם, הוא עובר לקליטת HR עם המגייסת שכבר הכיר, היא עוברת איתו על כל מה שחשוב מבחינה אופרטיבית, בירוקרטית וחזון החברה. 

3 – שילוב בתרבות הארגונית: איך להפוך את העובד לחלק מהארגון

תרבות ארגונית בריאה תבוא לידי ביטוי לאורך כל שלבי הקליטה, מראשית הדרך. חשוב לוודא שהתהליך מבטא באופן עקבי את התרבות, החזון והערכים של הארגון.

שמירה על תרבות ארגונית חיובית זה א'-ב' אצלנו ב- BUYME, והיא נוכחת לאורך כל המסע של העובד בארגון – מהתקשורת הפתוחה, דרך הבעת הערכה (ומתנות🎁) וקידום אושר ארגוני. כבר ביום הראשון צוות ה-People מציג לעובד החדש מצגת המפרטת את יסודות וערכי חברה, מספר על המסורת ועל אירועי אושר ארגוני קבועים ועוד. 

4 – מינוי חונך אישי: תמיכה בעובד החדש

הקצאת חונך עוזרת לעובד להסתגל למקום העבודה החדש ולתפקיד; הוא יודע שיש לו עם מי להתייעץ, וגם מאפשר לו לפתח קשרים חברתיים.

ב-BUYME קוראים לחונך "באדי" – עובד ממחלקה אחרת שמצוות לעובד החדש ל-3 מפגשי היכרות שמאפשרים לו ללמוד על המקום באווירה קלילה ואותנטית, כשהמפגש האחרון הוא בילוי מחוץ למשרד על חשבונינו

5 – בניית חיבור לצוות: עידוד אינטראקציה ושיתוף פעולה 

ההיבט החברתי קריטי לטיפוח תחושת השייכות של העובד החדש. עובדים בעלי קשרים מיטיבים, חשים שהם חלק מקהילה ויותר שבעי רצון. תחושת שייכות משפיעה על רמות המעורבות, המוטיבציה והפרודקטיביות של העובדים, וכן מגבירה משמעותית את מידת השימור. חשוב לקחת בחשבון את זה החל מהיום הראשון, ולקדם אינטראקציות בינאישיות ושיתופי פעולה בהתאם.

אחת מהדרכים החביבות עלינו ב-BUYME היא ארוחת צהריים צוותית שנקבעת מראש ומאפשרת לו להכיר את כולם. 

6 – הדרכה ראשונית: בניית בסיס מקצועי יציב

ניהול נכון של שלב החפיפה המקצועית קריטי לבניית ביטחון ולמזעור תחושת הצפה. נכון שהזמן קצר והמלאכה מרובה, אבל מומלץ ללמד את העובד החדש על תחומי האחריות והמטרות שלו באופן הדרגתי. 

לכל עובד חדש ב-BUYME יש פגישה ביום הראשון עם מנהל המחלקה והמנהל הישיר שלו, ובהמשך לכך, לו"ז חפיפה מקצועית מסודר עם עובדים שונים מהצוות.

7 – הצבת מטרות ברורות: איך לספק כיוון מהיום הראשון

תקשורת פתוחה היא חיונית לכל עובד, בטח כשהוא חדש בארגון. המנהל הישיר הוא זה שמכיר את הדינמיקה במקום ויודע מהן דרישות התפקיד, ולכן חשוב מאד שהוא יוודא שהכל מתנהל כשורה מראשית הדרך. 

בשלב החפיפה ב-BUYME מתקיימת פגישה שבועית קבועה עם המנהל. המטרה היא לאפשר לעובד החדש לשתף בתחושות שלו, ליצור מרחב פתוח לשאלות והבהרות, וכן לעקוב אחר ההתקדמות המקצועית. 

8 – משוב ותמיכה רציפה: לשמור על שיח פתוח עם העובד

מעקב קבוע גם לאחר סיום החפיפה המקצועית יכול לשפר את חווית העובד, להשפיע לטובה על מידת שביעות הרצון שלו ולאפשר טיפול בבעיות במידה ויש צורך. 

בנוסף לקשר הישיר השוטף עם המנהל, לעובד החדש ב-BUYME נקבעת שיחה עם HR לאחר 3 חודשים בתפקיד.  

9 – פיתוח מקצועי כבר מההתחלה: השקעה בצמיחה העתידית של העובד

במקביל להכשרה המקצועית הרלוונטית לתפקידו של העובד החדש, יש לאפשר לו לפתח מיומנויות להמשך. זה חיוני לטובת העשרת ארגז הכלים המקצועי, אבל גם מהווה כוח מניע; העובדים יודעים שמשקיעים בצמיחה שלהם, ושיש לכך ערך משמעותי לקריירה העתידית.

בנוסף לתוכניות למידה עם קורסים וסדנאות שיש ב-BUYME, המנהלים מלווים מקצועית כל עובד, מעודדים השתתפות בכנסים לבחירתו לאורך השנה, ומוצאים דרכים מעוררות השראה נוספות ללמד וללמוד (דוגמת הרצאות של חברי צוות). 

10 – שימוש בטכנולוגיה: איך כלים דיגיטליים יכולים להקל על הקליטה

שימוש בכלים דיגיטליים עוזר ליצור חווית קליטה נוחה ומאורגנת. ב-BUYME אנחנו משתמשים בפלטפורמות לניהול משימות כמו Notion או Monday שעוזרות לעובדים החדשים להיכנס במהירות ויעילות לעניינים, ולהיחשף לכל המידע לו הם זקוקים.

11 – הוקרה על הצטרפות: איך להגביר מוטיבציה עם מחוות קטנות

מחקר שפורסם ב-SHRM מצא שמתנות יכולות להשפר את חווית קליטת העובדים. במספרים, 69% מאלו שהחוויה ההתחלתית שלהם חיובית צפויים להישאר בעבודה לפחות 3 שנים.

מתנות, כידוע, זה הקטע שלנו, ואנחנו מקפידים לשמח את העובדים החדשים (ע"ע סעיף 1 ו-2).

12 – סיכום: קליטה מוצלחת כבסיס להצלחה ארגונית

חוויה מוצלחת של תהליך קליטת עובדים חדשים חיונית לעתיד שלהם; היא משפיעה על רמות הפרודוקטיביות, המוטיבציה, המעורבות והחיבור שלהם לארגון בטווח הארוך, ועל תדירות התחלופה בהתאם. עם זאת, סקר של PAYCHEX מ-2023 מצא שרק 52% מהעובדים החדשים מרגישים מרוצים מחוויית הקליטה שלהם. 

ארגונים שמשכילים לתת לעובדים חדשים תמיכה, הכשרה ומשאבים, יוצרים קרקע פוריה להעצמת המעורבות, שביעות הרצון והפרודוקטיביות שלהם בהמשך הדרך, כך שכולם מרוויחים.

הרשמו בחינם למערכת שליחת המתנות לעובדים של ביימי לעסקים: בחרו סכום, כתבו ברכה ותזמנו את השליחה לרגע המתאים >>