זמן מלחמה: איך ניתן לתמוך בעובדים בתקופה כל כך מטלטלת? המדריך המלא

מהגדרת נהלי חירום, דרך תעדוף בין משימות, ועד ארגון פעילויות מחזקות להעלאת המורל – 

כשמסביב הכל כאוטי, אלו 6 הפעולות שמומלץ לבצע בהקדם כדי לוודא שהעובדים בארגון שלכן זוכים למקסימום תמיכה. 

1 – איך נכון להתנהל מול הצוות? תדרוך המנהלים הישירים

את השפעות המציאות הקיצונית של הימים האחרונים כולנו מרגישים.
כששעות השינה מתמעטות והחששות גוברים, חשוב לוודא שהעובדים מרגישים שהם לא לבד. כדי לעזור למנהלים הישירים להתנהל מול הצוות ברגישות, אמפתיה ובהירות, מומלץ לנסח עבורם מסמך קצר עם כלים שיעזרו להם:

• איך להפחית דרישות בתקופה הזו?
  זה הזמן להבדיל בין עיקר לטפל. באחריותו של כל מנהל להגדיר ציפיות ריאליות לאור המציאות הביטחונית, ולצמצם את נפח המשימות בהתאם ליכולותיו של כל עובד. המטרה היא לתעדף בין מה שדחוף באמת לבין מה שסובל דיחוי על מנת לא ליצור לחץ או להשפיע על היכולת להתמודד עם שגרת החירום; לא רק שזה מתבקש לאור המצב במשק, זה בעיקר ממחיש לעובדים שהשקט הנפשי והצרכים שלהם הם לפני הכל. לצד זה, עבור רבים, שמירה על שגרת עבודה היא חיונית ומהווה הסחת דעת מבורכת.
  כדי לחזק את תחושת הקהילתיות והחיבור, מומלץ לעודד עבודה משותפת, ואפילו להציע לעובדים לבנות את הלו"ז יחד.
  
  
• איך לדבר עם עובדים לחוצים?
  במילה אחת: לגיטימציה. המטרה היא ליצור אווירה בטוחה ומחבקת, שתגרום לעובדים להרגיש שרואים אותם, ואולי אפילו לשחרר מעט מהסטרס. משפט כמו "אני מרגיש שקשה לך, וזה ממש מובן. הכל באמת מאד מלחיץ" יכול לעשות את כל ההבדל. ההכרה בנסיבות המאתגרות ובתחושות שהן מעוררות היא משמעותית ביותר.
  חשוב לשמור על ערוץ תקשורת פתוח, לוודא שהעובדים יודעים שדואגים להם ושיש להם למי לפנות.

• מתי יש לערב את הרווחה או משאבי האנוש?
  כולם תשושים ופחות מרוכזים מהרגיל, אבל ישנם סממנים שעשויים להעיד על צורך בהתערבות נוספת, כמו רגישות-יתר, הידרדרות במצב הנפשי או הפיזי, ירידה משמעותית בביצועים, בקשות חוזרות ונשנות לעזרה, וכל אירוע חריג אחר שנמשך לאורך זמן. כשהתמיכה הבסיסית שהמנהלים מציעים לא מספיקה, יש מקום להציע עזרה נוספת. חשוב לא לעשות את זה בלחץ, אלא כאופציה בלבד ("שמתי לב שלא קל לך. מה דעתך שנדאג לך לתמיכה נוספת?").
  ניתן לספק לעובד מידע על קווי סיוע (תיכף נרחיב בנושא) או תוכניות תמיכה של הארגון. במידה והעובד מסכים, יש ליצור בדיסקרטיות קשר עם HR או מחלקת הרווחה ולהעביר את המידע הרלוונטי.

✅ טיפ לביצוע: לקבוע שיחת זום מרוכזת לכלל המנהלים בנושא – 30 דקות, מסר אחד ברור.

2 – כתיבת נוהל לשעת חירום בארגון

יש ליצור מסמך מסודר המפרט איך יש להתנהל במצב חירום (טפו חמסה, שום בצל, וכיו"ב): מה עושים במקרה ועובד נפגע פיזית או נפשית, איך ולמי מדווחים על מקרה כזה, מי בארגון אחראי לפנות למשפחה ואילו משאבים זמינים לטובת התמודדות עם המצב. 

✅ טיפ לביצוע: כדי לשמור על יעילות ולוודא שאף פרט מידע רלוונטי לא מתפספס, מומלץ להשתמש בתבנית שהכנו עבורכם ולהתאימה לארגון.

3 – הכנת רשימת משאבים וספקים לשעת חירום

תמיכת המנהלים כמענה ראשוני חשובה ביותר, אבל זה לא תמיד מספיק.
במיוחד עבור מקרים בהם מזהים עובדים שמתקשים להתמודד, חשוב להנגיש רשימה מסודרת של ערוצי תמיכה מקצועיים שאליהם יוכלו לפנות באופן עצמאי:

• ער"ן – 1201 או באתר
• נט"ל (נפגעי טראומה על רקע לאומי) – 1-800-363-363
• משרד הבריאות – קו חירום נפשי 5400*

מעבר לכך, לכל אחד מהצוות לא יזיק עידוד. מתנה קטנה יכולה תמיד לחמם את הלב בענק, ובמצב הנוכחי זה רלוונטי מתמיד. הזכירו למנהלים שהם יכולים לשלוח חיזוקים לממ"ד (טוב, לפחות עד לנייד או דלת הבית של העובדים) באמצעות מערכת האונליין של BUYME לעסקים.

✅ טיפ לביצוע: בנוסף לשליחה במייל, כדאי לשמור את הרשימה כקובץ בדרייב ארגוני עם גישה מהירה לכל אחד מהמנהלים.

4 – איך לשבור שגרה? ארגון לו"ז פעילויות רווחה וירטואליות

לנהל רווחה בשלט רחוק עשוי להיות מאתגר (כולנו כבר מתורגלים עוד מימי הקורונה), אבל לגמרי שווה את ההשקעה. לפני סגירת הלו"ז, יש לקחת בחשבון מיהו קהל היעד – איזה ערך העובדים יפיקו מהפעילויות, ומה ישאיר להם בפה את הטעם הכי טוב. 

אפשר (ומומלץ) ליצור טבלה שבועית עם חלוקה לסוגי פעילויות (משפחה, יצירה, ערך מוסף, וולנס וכו'), תוך שימת דגש על פנייה למכנה המשותף הרחב ביותר. הקו המנחה: אסקפיזם, שקט נפשי, והפוגה כייפית לכו-לם.  

הנה כמה הצעות, להשראה וגם צרפנו רשימה בסוף המאמר עם הפניות שאפשר ליישם כבר היום:

• שיעור נשימה או מיינדפולנס אונליין.
• שיחה קלילה כל בוקר על כוס קפה בזום.
• קורסי העשרה דיגיטליים חינמיים במגוון תחומים.
• שיתוף בהרצאות ופודקאסטים בנושאים שונים.
• פעילות לילדים של העובדים: הצעות למשחקים משפחתיים בממ"ד, דפי יצירה ופעילויות חינוכיות להורדה והדפסה, קישורים למאגרים חינמיים לצפייה בסרטים, הצגות וסדרות.

✅ טיפ לביצוע: כדי לעודד השתתפות ולתת לעובדים משהו לצפות לו, רצוי לשתף את הטבלה בוואטסאפ הארגוני ולהציע להם אפשרות להירשם מראש.

5 – מיפוי עובדים בסטטוס מיוחד (נמצאים לבד, במצב מצוקה או בחו״ל)

לא טוב היות האדם לבדו – בטח לא בתקופה כל כך מאתגרת. חשוב ביותר לאתר עובדים שגרים לבד, מתמודדים עם קושי רגשי משמעותי או עם טראומה, ולוודא שהם מקבלים את התמיכה לה הם זקוקים. המלצה שלנו: לצוות לכל אחד "באדי" מהעבודה שדואג ללוות אותו (גם אם זה מרחוק).

באשר לעובדים שתקועים בחו"ל, יש להקפיד על קשר יומיומי איתם, לראות איך אפשר לעזור להם ולמשפחה, לכלול אותם בפעילויות הרווחה, ולעשות מה שצריך כדי לאפשר להם לשמור על שגרה ככל הניתן כל זמן שהם מעבר לים (בתקווה שלא לאורך זמן). 

✅ טיפ לביצוע #1: לעבור בהקדם יחד עם המנהלים על רשימות כל העובדים בצוות. זה לוקח חצי שעה ויכול להציל חיים.

✅ טיפ לביצוע #2: לשלוח להם גיפטקארד ל-GetAway by BUYME - מרקטפלייס עם חוויות בחו״ל שאפשר לרכוש עם BUYME.

6 – לא לשכוח להגיד תודה: קביעת נהלים לתגמול והוקרה בתקופת חירום

במהלך התקופה וביום שאחרי – איך לחזק את העובדים שמחזיקים את המערכת? הבעת הערכה היא חלק בלתי נפרד מתרבות ארגונית בריאה, והיא מבטיחה שהעובדים ירגישו שהתרומה שלהם משמעותית ולא נלקחת כמובנית מאליה.

זה הזמן ליצור תוכנית ברורה עם לו"ז ונתב תקציב לפרגונים קטנים, שליחת מתנות דיגיטליות , אזכורים פנימיים במיילים, פגישות צוותיות ומשרדיות בזום, וגם שיחות של אחד על אחד. 

✅ טיפ לביצוע: הכנו לכן מסמך מתעדכן ונרחב עם כל הרעיונות, קישורים וטיפים לכל מה שצריך - הכנסו לראות >>.

התקופה הזו היא הכל חוץ מנורמלית, ואין סיבה להעמיד פנים אחרת.

העובדים זקוקים לחיבוק החם של הארגון, ואנחנו כאן לעזור לכן למצוא את כל הדרכים להעניק להם אותו 🙏

‍

- - - - - - - - - 

‍

רשימת כלים נוספים שאפשר להעביר לעובדים:

״חוברת המשחקים לממ״ד של BUYME - מומלץ! - כאן >>

‍

🎼 התזמורת הפילהרמונית הישראלית

מופעים והצגות מוזיקליות חינמיות לצפייה אונליין, כולל תכנים לילדים - כאן >>

‍

🎭 תיאטרון אורנה פורת

הצגות איכותיות ומרגשות לצפייה חינמית אונליין, לכל המשפחה - כאן >>

‍

📽️ מאגר סרטי קולנוע חינמי במשרד החינוך

אפשר דרך מחשב בלבד (לא עובד בסמארטפון). מתחברים דרך הזדהות משרד החינוך של הילדים - כאן >>

‍

📚 מאגר דפי עבודה ופעילויות לילדים

חוברות עבודה, דפי עבודה ופעילויות חינוכיות להורדה והדפסה.

1. כאן >>
2. כאן >>
3. וכאן >>
   ‍

🎓 קורסים חינמיים של קמפוס IL

קורסים דיגיטליים חינמיים במגוון תחומים – לנוער, מבוגרים ולכל המשפחה - כאן >>

‍

🌍 LearnEnglish Kids – British Council

משחקים, סרטונים ודפי עבודה באנגלית לילדים - כאן >>

‍

🌿 National Geographic Kids

כתבות, משחקים וסרטונים על חיות, טבע ומדע - כאן >>

‍

🎮 משחקים ופעילויות לממד

‍

אוסף משחקים - כאן >> 

משחק "כוחות העל של בעלי החיים" - כאן >> 

‍

📺 אתרים נוספים ותכנים חינמיים

‍

כאן חינוכית – סדרות ילדים - כאן >>

ענבל ישראל- מגדלים ילדים סקרנים – ניסויים ויצירה - כאן >>

פודקאסטים לילדים - כאן >>

סדרת סרטונים "דברים שלמדתי היום" - כאן >>

"מציירים עם דניאל" (ערוץ יוטיוב לציור) - כאן >>

אתר אופק – תכנים לימודיים במתמטיקה, מדעים, שפה ועוד - כאן >>

BrainPOP (כניסה עם הזדהות משרד החינוך) - כאן >>

קורס פיסול חיות מפלסטלינה (גילי דרובר) - כאן >>

אוריגמי למתחילים ביוטיוב - כאן >>

‍