עבודה במתכונת היברידית הפכה בשנים האחרונות לחלק בלתי נפרד מהנורמה. לצד היתרונות, מתגלים לא מעט אתגרים בעת העבודה מרחוק, בעיקר סביב הנעת עובדים. אז איך שומרים על המוטיבציה כשהם נמצאים במשרד רק בחלק מהזמן?
על האתגרים, האסטרטגיות, ומילה (או שתיים) על תרבות ארגונית חיובית בעידן העבודה ההיברידית – במאמר הבא.
מהם האתגרים המרכזיים בהנעת עובדים בסביבת עבודה היברידית?
לפי סקר של גאלופ, כ-60% מהעובדים מעדיפים עבודה היברידית. פייר, עם הנוחות, החופש והחיסכון בזמן (ובפקקים) – אפשר להבין למה. אממה, במעבר ממסגרת "מסורתית" (משרד, לו"ז קבוע, חברים לעבודה, מנהלים שמסתובבים) למתכונת היברידית, נושא המוטיבציה והפרודקטיביות הוא אחד האתגרים אם לא ה-.
ראשית, הפגיעה בקשרים החברתיים. חיי החברה במקום העבודה יוצרים משמעות אצל העובדים ומחברים אותם יותר לארגון. לפי ד''ר טל בן שחר, מומחה עולמי להתנהגות ארגונית, אינטראקציה בין-אישית (קשרי ידידות והערכה הדדית בין העובדים לבין הקולגות והמנהלים) מהווה אלמנט חשוב ביותר בהצלחה של כל ארגון. כיוון שעבודה מרחוק יכולה לפגוע בקשרים הבין-אישיים ואף לגרום לתחושת בדידות, תחושת המחויבות והחיבור עלולה להיפגע בהתאם, וכך גם מידת שביעות הרצון, האושר והמוטיבציה לעבוד.
שנית, המעבר מתקשורת פנים מול פנים לדיגיטלית. שיחות הזום נכנסו ביג טיים בתקופת הקורונה, וגם כיום, מדובר באמצעי נפלא לשימור תקשורת בין העובדים המרוחקים לאלו שבמשרד. עם זאת, אין כמו אינטראקציה בין-אישית. כן, עם כמה שלפעמים יש תחושה שהפגישה שהייתם בה לגמרי could have been an email, תקשורת פנים מול פנים יכולה לקצר תהליכים, למקסם יעילות ולחסוך אי-הבנות, ובעיקר – לחזק את התחושה אצל העובדים שהם בעניינים – ביזנס וסושיאל ווייז.
אסטרטגיות ליצירת מחוברות עובדים מרחוק ובמשרד
ארגון שמציע סביבת עבודה היברידית, צריך לגשר פרואקטיבית על הפער שנוצר בתחושת המעורבות של העובדים מרחוק. הנה כמה דרכים לעשות זאת:
1 – תזמון פגישות של אחד-על-אחד. כאמור, האפשרות ליצור קשרים במקום העבודה תמיד משמעותית, והיא אקסטרה-חיונית בסביבת עבודה היברידית. כדי שלכל עובד תהיה אפשרות לשמור על אינטראקציה עם החברים למשרד ועם המנהלים, ניתן לתזמן פגישות קבועות (באיזו תדירות שמוצאים לנכון) כדי ללוות, לספק הדרכה, לדון ביעדים ואתגרים, וע"י כך לבנות את תחושת האמון והחיבור.
2 – שימוש בטכנולוגיות לשיתוף פעולה. הרבה יותר פשוט לעבוד יחד כשנמצאים קיוביקל ליד קיוביקל. כשהעובדים פזורים בכמה לוקיישנים, הארגון חייב לאפשר גישה לכלים טכנולוגיים שיאפשרו עבודה יעילה מרחוק: שיתוף מסמכים בזמן אמת, פלטפורמות וידאו, לוחות וירטואליים – הכל בשילוב כלי אבטחה חכמים, וגם תמיכה (כי מה לעשות, טכנופוביה is a thing).
3 – הטמעת ערכים ארגוניים מותאמים. תרבות ארגונית של חברה חייבת תמיד להיות מונהגת ומונחלת, וכשמדובר בעבודה מרחוק זה מצריך התאמות לרוב; למשל, לעבור מתרבות של מיקרו-ניהול בשוטף לבחינה של התוצאות בלבד – במקרה כזה על הארגון לטפח תרבות שבה ברור לעובדים שסומכים עליהם שינהלו את הלו"ז בעצמם ויביאו לתוצאות.
כלים וטכנולוגיות להנעת עובדים בעידן הדיגיטלי
כל עובד רוצה להרגיש כלול ומוערך – גם אם הוא עובד מרחוק. שימוש בפלטפורמה הטכנולוגית הנכונה יכול להביא להנעת עובדים ולשיפור רמת שביעות הרצון שלהם. הטכנולוגיה שומרת את כולם מסונכרנים – גם מבחינת ענייני עבודה פרופר (ניהול משימות, עבודת צוות והכרה בהישגים), וגם בכל מה שקשור לתרבות הארגונית (שיתוף בחדשות ועדכונים, מתן הזדמנויות מקצועיות וחברתיות, חגיגות ופרגון, ניהול פידבקים ועוד).במילים אחרות, באמצעות טכנולוגיה המותאמת לתמיכה בנוהל עבודה היברידי, מנהלי הארגון יכולים לשמור מיטבית על תקשורת עם העובדים, ובכך לעודד את תחושת החיבור, היצירתיות, הפרודקטיביות והמוטיבציה שלהם.
כיצד להעניק משוב ופידבק אפקטיבי גם מרחוק?
תרבות ארגונית בריאה מעודדת שיח ופידבקים הדדיים. משוב הוא כלי קריטי – לעובדים הוא יכול לעזור להתייעל, ולארגון – להבין מהן נקודות ה"כאב" של העובדים ולשפרן בהתאם. בכל הנוגע למתן משוב, מרחק פיזי עלול לסרבל קצת את העניינים. איך מדלגים על המשוכה?
1 – לבחור את המדיום והתזמון המתאימים. טלפון? מייל? שיחת וידאו? כדאי לשקול את בחירת ערוץ התקשורת בהתאם לשיח שעל הפרק. אם רלוונטי, אפשר (ואף רצוי!) לבדוק מה העובד מעדיף. כנ"ל לגבי המועד; חשוב לוודא ששני הצדדים עם אותה הפניוּת (גם מבחינת לו"ז וגם מבחינת סטייט אוף מיינד).
2 – לזכור שפידבק = הזדמנות לדיאלוג. במיוחד כשהשיחה מתקיימת מרחוק, חשוב לתת לעובד את הזמן והאפשרות לשאול שאלות ולתת את האינפוטים שלו. לא לשכוח לתאם שיחת פולואו-אפ, במידת הצורך.
3 – לא להסתפק רק בביקורת בונה. מילות הערכה מחזקות על מה שהולך טוב לא פחות חשובות מביקורת בונה – בפרט כשמדובר במערכת יחסים מקצועית מרחוק. מדובר בהזדמנות לבנות קשר ולהזכיר לעובד שהתרומה שלו ניכרת גם כשהוא לא במשרד.
כיצד מפתחים תרבות ארגונית חזקה בעבודה היברידית?
בניית תרבות ארגונית איתנה בסביבת עבודה היברידית היא תהליך שדורש סבלנות, יכולת הסתגלות, יצירתיות וגמישות. מדובר ביצירת קהילה מכלל העובדים, שלכולם תחושת שייכות ומטרה משותפת ללא קשר למקום ממנו הם עובדים – וזה עשוי להיות מאתגר.
תרבות ארגונית חזקה היא הבסיס של ארגון מצליח, ולכן בקרה ושיפור מתמיד הם קריטיים. חשוב לשמור על תקשורת ברורה ותדירה תוך שימוש בטכנולוגיות מתקדמות המותאמות לצרכים, כדי ליצור סביבת עבודה שבה כולם, ללא איפה ואיפה, מרגישים מחוברים ומוערכים. זה מצריך מהמנהלים לקחת אחריות ולשמור על ראש פתוח, להקשיב לצרכים של העובדים המרוחקים וליצור עבורם פתרונות מותאמים (מבלי לסטות מערכי הארגון). כמו תמיד, עובדים שזוכים להערכה והכרת תודה מהמנהלים חשים מחוברים יותר, המוטיבציה שלהם עולה והם שמחים יותר להישאר במקום העבודה לאורך זמן ❤️
